A l’attention des gestionnaires de clubs

Bonjour à toutes et à tous,

Nous sommes très heureux de vous accueillir sur le nouveau Gemeli, notre toute nouvelle plateforme dédiée à la gestion et au suivi de vos membres.

Vous trouverez, dans le menu situé à gauche de votre écran, différents onglets, classés par ordre alphabétique, qui vous permettront d’accéder facilement aux fonctionnalités principales.

Dans chaque module, il est possible de faire des recherches avec un clic sur l’intitulé des colonnes. En cliquant avec le bouton droit de la souris, vous triez les données par ordre croissant ou décroissant.

Accueil

D’ici peu, vous y verrez l’ensemble des évènements de la Lifras, tels qu’ils sont déjà visibles sur votre MyLifras.

Brevets

Cet onglet regroupe l’ensemble des brevets de vos membres.

Certificats médicaux

Les membres ont désormais la possibilité d’ajouter leur certificat médical depuis leur MyLifras.

Ceux-ci apparaissent dans ce module. La colonne « Approbation » vous indique s’il a déjà été approuvé ou non par l’un des gestionnaires de votre club.

A chaque ajout de certificat médical par un membre, vous recevrez un mail automatique vous invitant à le valider.
Merci de vérifier que les données encodées par le membre sont correctes avant d'approuver le certificat.

Vous pouvez également en ajouter en cliquant sur le bouton orange « Ajouter » en haut à droite.

• Soit, vous tapez le nom et prénom du membre dans « Nom interne »
• Soit, vous cliquez sur les trois petits points (…) dans « Nom interne » pour choisir le membre dans la liste.

En indiquant la date de délivrance, les dates de début et de fin de validité seront complétées automatiquement.

Le statut sera par défaut sur « Approuvé ».

Dans certificat, vous pouvez ajouter le document en pdf, jpeg ou png. Une fois enregistré, le fichier sera visible dans une visionneuse.

Factures clients

Ici seront répertoriées toutes les prochaines factures envoyées au club par la Lifras.

Les précédentes restent pour le moment visibles dans l’ancien Gemeli. Pensez à les sauvegarder cette semaine si ce n’est déjà fait.

Membres Lifras

Dans ce module se trouve la liste de vos membres passés et présents (avec une cotisation Lifras).

Dans la colonne « Certificat valide », le V vert indique que le certificat est valide au niveau des dates et déjà approuvé par un gestionnaire de votre club.

• Réinscrire un ou plusieurs membres

Sélectionnez les membres en cochant les cases en début de ligne puis cliquez sur le bouton mauve « Procédures » puis sur « Attribuer une nouvelle cotisation aux membres sélectionnés » et choisissez la cotisation voulue.
Pour trouver les anciens membres, il faut faire la recherche sur l’entête de colonne :  Une petite loupe apparait, cliquez et rentrez le nom.
Une autre méthode peut être de changer la date dans le cadre de recherche :

• Ajouter un nouveau membre

Cliquez sur le bouton orange « Ajouter » en haut à droite. Indiquez le nom et prénom de la personne à inscrire.

1. Si la personne existe déjà dans la base de données, vous serez invité à la sélectionner dans la liste. Ses coordonnées seront ainsi déjà complétées.
2. Sinon, vous devrez les compléter.

Dans l’onglet « Membre », vous devez indiquer si votre club est son club principal ou de seconde appartenance.

Dans l’onglet « Cotisations », vous devez choisir le type de cotisation en cliquant sur les trois petits points (…).

Relations Club

Ici se trouvent l’ensemble des contacts de votre club, en ce compris :

1. Les non-membres Lifras tels que les membres clubs, honorifiques et sympathisants.
2. Les non-membres Lifras assurés : volontaires et nageurs piscine.
3. Les membres qui ont une fonction au sein du club : président, secrétaire, trésorier, …

Pour ajouter une fonction :

• Soit, le membre figure déjà dans la liste. Dans ce cas, cliquez sur la ligne avec le bouton droit de la souris, puis avec le bouton gauche de la souris sur « Gérer l’affiliation au club » et choisissez « Ajouter une fonction au sein du club » ou « Modifier une fonction au sein du club » le cas échéant.
• Soit, le membre n’y figure pas. Et alors, vous devez cliquer sur le bouton orange « Ajouter » en haut à droite avant de procéder comme au point précédent.

Dans un premier temps, seuls les présidents et secrétaires ont été ajoutés par nos soins. Veuillez donc mettre à jour les fonctions.
Pour supprimer une fonction, faites un clic avec le bouton droit de la souris, puis cliquez avec le bouton gauche sur « Gérer l’affiliation au club » et choisissez « Périmer la fonction au sein du club ».

Accès Gemeli : Pour les personnes qui doivent avoir un accès à Gemeli, vous devez leur ajouter une seconde fonction : « Gestionnaire de Club / Consultation » ou « Gestionnaire de Club / Edition ».

C’est également ici qu’il sera possible prochainement d’ajouter une assurance.

Boutique 

La boutique sera disponible prochainement.

Nous espérons que cette nouvelle plateforme vous apportera plus de confort et d’efficacité dans la gestion de votre club.

Si vous avez la moindre question ou besoin d’accompagnement pour la prise en main, nous restons bien entendu à votre disposition.

Encore bienvenue sur le nouveau Gemeli et excellente découverte !

L’équipe Lifras